Hỗ trợ người dùng

Hướng dẫn sử dụng email công vụ

Hệ thống email công vụ Trường Đại học Y - Dược Huế đã được nhà trường đưa vào sử dụng từ lâu, tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại, số lượng người sử dụng hệ thống rất hạn chế. Vì vậy, tổ Công nghệ Thông tin cung cấp tài liệu này với mục đích hướng dẫn người sử dụng khai thác các chức năng hệ thống.

 


 

Hướng dẫn 1: Hướng dẫn truy cập và sử dụng email công vụ từ trình duyệt web

Hướng dẫn dưới đây tập trung vào cách sử dụng email công vụ trên trình duyệt, một số khuyến cáo khi sử dụng email công vụ.

Mục lục

1. Đăng nhập

2. Gửi và nhận mail

3. Một số lưu ý khi sử dụng email công vụ

4. Các thiết lập cơ bản

5. Các vấn đề liên quan trong quá trình sử dụng

 

 


 

1. Đăng nhập

Email công vụ của nhà trường sử dụng chung hệ thống email của google, vì vậy bạn có thể truy cập gmail để đăng nhập

Địa chỉ truy cập: webmail hoặc gmail

Giao diện đăng nhập

Bạn cần nhập tên đăng nhập và mật khẩu(đã được cấp trong thông tin đăng nhập gởi về cho cá nhân). Nếu đăng nhập lần đầu, hệ thống sẽ yêu cầu bạn đổi mật khẩu để tiếp tục sử dụng.

Lưu ý: khác với đăng nhập mail trên google, tên đăng nhập phải bao gồm cả phần tên miền huemed-univ.edu.vn

Hiện tại, google chỉ cho phép đăng nhập 1 tài khoản 1 lần, vì vậy nếu đang đăng nhập tài khoản google thì phải đăng xuất để truy cập vào webmail.

Cách đăng xuất tài khoản:

Đăng xuất tài khoản

Sau khi đăng xuất thành công, bạn nhấn nút thêm tài khoản để bắt đầu tiến hành đăng nhập

Đăng nhập tài khoản mới

 


 

2. Gởi và nhận mail

2.1 Nhận mail

Hộp thư đến là nơi lưu trữ các email được gởi, nếu bạn thường xuyên sử dụng trình duyệt web, tổ CNTT khuyến cáo bạn nên bật chức năng thông báo trên màn hình. Chức năng này sẽ thông báo cho bạn mỗi khi có email mới đến.

Trong giao diện này, các thư chưa đọc sẽ được in đậm, khác với các thư đã đọc. Số được cho bên cạnh “hộp thư đến” cho biết số lượng thư chưa đọc trong hộp thư.

2.2. Xóa email

Để tiến hành xóa email, bạn cần chọn email cần xóa và nhấn nút Delete .

Trong trường hợp bạn muốn khôi phục lại các email đã xóa, bạn có thể vào Danh sách mở rộng > Thùng rác để tìm các email muốn khôi phục. Các email được xóa sẽ được lưu trong Thùng rác 30 ngày, quá thời hạn đó thì nó sẽ bị xóa vĩnh viễn.

2.3 Gởi mail

Để gởi email bạn cần nhấn nút “soạn” để soạn mail trên màn hình chính

Cửa sổ này có 4 phần chính bạn cần nhập đó là: Tới (nhập địa chỉ email người nhận), Chủ đề ( tiêu đề thư ), các tùy chọn gửi thư và phần cuối cùng là nơi ta viết nội dung thư. Lưu ý là những địa chỉ email bạn gửi thư đi lần đầu thì Gmail sẽ lưu lại, nếu những lần sau bạn có gửi thư lại cho những địa chỉ này thì hệ thống sẽ hiển thị gợi ý khi bạn gõ địa chỉ người nhận.

Soạn thư xong bạn click nút “Gửi” và sẽ nhận được thông báo sau là hoàn tất việc gởi thư.

soan thu 4

 


 

3. Một số lưu ý khi sử dụng email công vụ

Cũng giống như các dạng giao tiếp khác, giao tiếp bằng email cũng có một số quy tắc nhất định, mặc dù không có quy định chính thức, song người dùng cần lưu ý tuân theo như một phong cách “văn hóa email”, dưới đây là một số lưu ý cho người sử dụng email để có thẻ viết email đúng “phong cách”:

3.1. Tiêu đề thư (subject).

Tiêu đề thư cho người nhận biết bức thư của bạn nói về cái gì mà không cần phải đọc hết thư. Nó giúp cho người nhận có thể sắp xếp được email theo từng loại. Bao giờ tiêu đề cũng phải mang ý chính của bức thư. Tuy nhiên cũng không nên dùng tiêu đề quá dài.

Nên tránh các tiêu đề chung chung như “Kính gửi anh”, “Báo cáo”, “Công việc”, “Thư”,…

Hết sức tránh việc gửi một thư đi mà không có tiêu đề. Hãy hình dung nếu một ngày bạn nhận và xử lý hàng chục thư thì sẽ khó chịu thế nào với những bức thư tiêu đề chung chung, thậm chí không có tiêu đề.

Tránh gửi thư có chủ đề và nội dung không ăn nhập với nhau. Hiện tượng này thường xảy ra khi người gửi chọn chế độ trả lời (reply) hoặc trả lời cho tất cả (reply all) từ những e-mail cũ để viết thư với nội dung hoàn toàn mới nhằm tránh mất thời gian nhập lại địa chỉ nhận thư. Chủ đề không ăn nhập với nội dung thường làm người nhận không quan tâm hoặc cảm thấy bực bội, mất thiện cảm.

Ngược lại, nếu cùng một chủ đề trao đổi nhưng mỗi lần trả lời lại soạn một thư mới với tiêu đề mới thì khó kiểm soát mạch công việc, cả từ phía người nhận và người gửi.

3.2. Xem ai là người nhận chính thức.

Phần ghi địa chỉ đầu thư được phân thành 3 đối tượng người nhận: Đến (To), Sao gửi (Cc) và “Mật sao gửi” (Bcc). Nếu gửi tới nhiều người, có thể điền tất cả địa chỉ nhận trong một ô. Tuy nhiên nên xem vai trò tiếp nhận và xử lý thư này, có thể một số người chỉ cần nhận được như “để biết” thì nên đặt địa chỉ của họ ở Cc, còn người có vai trò chính sẽ ở ô Đến - To. Người nhận có ở To và Cc không biết được người ở Bcc.

3.3. Cần thận trọng khi “Trả lời tất cả - Reply All”.

Cần xem xét kỹ danh sách những người sẽ nhận được thư khi chọn chức năng “Trả lời tất cả”: họ có nhất thiết phải nhận phản hồi lời của bạn không.

Ví dụ: Phòng Tổ chức Hành chính gửi email đến các phòng, ban chức năng yêu cầu lập danh sách các cán bộ của đơn vị mình và gởi vào địa chỉ email của phòng, địa chỉ nhận thư đều ở “Gửi tới”. Nếu bạn là người trả lời thư và bạn gởi danh sách của bạn bằng “Trả lời tất cả” thì các đơn vị trong Trường đều nhận được danh sách trả lời của bạn.

3.4. Nên dùng văn bản bình thường, chỉ dùng HTML khi cần thiết.

Khi soạn nội dung thư có 2 chế độ do bạn chọn. Dùng chế độ văn bản thường (Plain text) bảo đảm mọi trình đọc thư đều hiện thị được nội dung. Dùng chế độ HTML sẽ trình bày được nội dung thư đẹp, nhưng nếu người nhận nào đó duyệt thư bằng một phần mềm không hỗ trợ đọc định dạng HTML sẽ không đọc được nội dung thư, toàn bộ thư của bạn sẽ được hiểu là 1 file đính kèm.

3.5. Với tập tin (file) đính kèm:

- Không nên đính kèm những tập tin quá lớn, từ trên 10 MB. Tập tin lớn làm người nhận mất nhiều thời gian chờ đợi tải về. Nếu đường truyền hay bị đứt quãng, có thể phải tải lại nhiều lần mới thành công. Có nhiều giải pháp giúp chuyển đi các tập tin lớn như: sử dụng dịch vụ chia sẻ file trên Internet; nén file rồi gửi; cắt file thành nhiều file nhỏ rồi gửi.

- Không nén file rồi gửi nếu không thật cần thiết: nếu dung lượng các file gửi kèm không lớn thì nên lần lượt gắn từng file theo thư rồi gửi. Không nén file nhằm tránh cho người nhận phải thêm động tác giải nén. Với các file có dung lượng dưới 1 MB thì không nhất thiết phải nén.

- Nên có giải thích về file đính kèm, thậm chí hướng dẫn người nhận sử dụng nó nếu là các loại file không thông dụng. Nên nói đến việc có gửi kèm file trong nội dung email. Ngoài ra, bạn cũng cần đặt tên phù hợp, thể hiện chính xác nội dung cho file đính kèm, không nên đặt tên file chung chung như “baocao”, “danhsach”, “bienban”,…

- Lưu ý rằng, nếu file đính kèm của bạn bị nhiễm vi-rút, có thể người nhận sẽ không nhận được thư.

3.6. Chữ viết:

- Tránh lạm dụng viết tắt.

Một số cụm từ, đối với bạn nó rất thông dụng và bạn thường xuyên viết tắt nhưng có thể xa lạ với người khác, sự khác nhau này do lĩnh vực chuyên môn công tác. Cũng đừng áp đặt những chữ viết tắt của riêng bạn cho người khác, ví dụ viết “of” thay cho “của”.

- Viết hoa, thường hợp lý.

Không nên viết toàn bộ nội dung hoặc tiêu đề thư toàn bằng chữ in hoa hoặc toàn bằng chữ thường, nhất là với thư công vụ.

- Chú ý lỗi chính tả. Hãy soát kỹ trước khi bấm nút “Gửi”.

- Tránh viết chữ Việt không dấu.

3.7. Thư có bố cục.

Tương tự như thư viết, email cũng mang thông điệp từ người gửi đến người nhận, mặc dù email có thể ngắn gọn, súc tích hơn. Thông lệ, email cũng có phần mào đầu, phần nội dung chính và phần kết thúc. Với những mối quan hệ thường xuyên, quyen biết thì có thể bỏ qua vấn đề này, nhưng với những mối quan hệ mới hoặc với người cần tôn trọng thì bạn nên áp dụng.

Phần mào đầu thư thường chỉ là một câu chào hoặc “Kính gửi …”; kết thúc thư thường là một lời chúc hay cám ơn.

3.8. Nội dung ngắn gọn, mạch lạc.

Với người nhận phải xử lý nhiều thư, việc đọc những thư viết rối rắm hoặc dài dòng là điều khó chịu.

Để thư dễ đọc, không nên viết một dòng quá dài, chừng đủ một độ rộng màn hình thì nên ngắt dòng, trừ khi đó là nội dung một văn bản hoặc trích dẫn. Đánh số thứ tự hoặc gạch đầu dòng các ý là cách nhiều người ưa dùng.

3.9. Thư công vụ nên có chữ ký.

“Chữ ký” trong email có thể chỉ là họ tên người gửi, hoặc có thêm những thông tin cơ bản như chức danh, tên cơ quan, số điện thoại, địa chỉ,… Một số trường hợp, người nhận có nhu cầu liên lạc bằng bằng điện thoại với người gửi, chữ ký đủ thông tin sẽ tiện lợi cho họ liên hệ lại.

3.10. Nên trả lời thư sớm nhất có thể.

Sớm trả lời thư thể hiện sự tôn trọng người gửi.

Một số hệ thống thư có chức năng tự động trả lời, bạn có thể thiết lập chức năng này nếu thường bận rộn, song với thư cần được bạn có ý kiến thì nên có trả lời cụ thể.

3.11. Cắt bớt thông tin cũ khi trả lời thư.

Với những chủ đề được trao đổi qua lại nhiều lần, các thông tin của thư cũ sẽ làm dài thêm phần nội dung thư, vì thế khó kiểm soát thông tin. Bạn có thể xóa hết phần thư cũ quá dài hoặc xóa bớt đi chỉ để lại những phần quan trọng.

 


 

4. Các thiết lập cơ bản

4.1 Ngôn ngữ

Ngôn ngữ mặc định của mail hiện tại là Tiếng Việt. Trong trường hợp bạn muốn chuyển sang Tiếng Anh bạn cần nhấn nút Settings, chọn Cài đặt. Rồi chọn ngôn ngữ cần chuyển

4.2 Tạo chữ ký

Chữ ký là 1 đoạn văn bản ngắn, có thể là thông tin liên lạc hoặc tên của bạn, được tự động thêm vào cuối mỗi bức thư trước khi gởi đi. Để tạo/thay đổi chữ ký, bạn cần vào phần cài đặt bằng cách nhấn nút Settings, chọn Cài đặt. Kéo xuống phần chữ ký và nhập chữ ký.

4.3 Thông báo

Chức năng thông báo sử dụng tính năng hiển thị thông của windows để báo cho bạn mỗi khi có 1 email được gởi đến.

Lưu ý: Bạn không thể sử dụng tính năng này nếu bạn đã tắt chức năng hiển thị thông báo của trình duyệt. Bạn có thể bật tính năng này lên theo các bước sau:

Chrome:

Vào phần  > Cài đặt > Hiển thị cài đặt nâng cao… (kéo xuống dưới cùng)

Chọn chức năng Cài đặt nội dung trong phần Bảo mật. Có 3 tùy chọn hiển thị thông báo:

1) Cho phép tất cả các trang hiển thị thông báo

2) Hỏi khi trang web muốn hiển thị thông báo(được đề xuất)

3) Không cho phép bất kỳ  trang web nào hiển thị thông báo 

Trong trường hợp bạn đang chọn tùy chọn (3), bạn nên chuyển đến tùy chọn (2) hoặc (1) để hiển thị thông báo mail. Nếu bạn không muốn chuyển tùy chọn nhưng vẫn muốn hiển thị thông báo, bạn cần truy cập  chức năng Quản lý ngoại lệ… và thêm “*://mail.google.com/mail/ca” vào trong danh sách.

 


 

5. Các vấn đề liên quan trong quá trình sử dụng

5.1 Đảm bảo an toàn khi sử dụng email công vụ

Sử dụng email công vụ mang lại nhiều thuận lợi cho con người song cũng chứa đựng nhiều rủi ro. Sự mất an toàn, bảo mật dẫn có thể đến những thiệt hại như:

- Mất mát thông tin, lộ thông tin, thông tin bị thay đổi;

- Người khác chiếm dụng tài khoản email;

- Email có kèm vi-rút gây lây lan phá hại máy tính, đánh cắp dữ liệu, thông tin cá nhân.

Để giảm thiểu các nguy cơ mất an toàn, trong sử dụng email cần lư ý một số nguyên tắc sau:

1. Không mở bất kỳ tập tin (file) đính kèm được gửi từ một địa chỉ mà bạn không biết rõ hoặc không tin tưởng.

Kẻ phá hoại có thể gửi một file có mã lệnh chứa vi-rút đính kèm thư cho một địa chỉ. Sau khi người nhận mở tập tin, vi-rút phát tác, nó có thể gây hại cho máy tính và có thể tự động gửi tiếp tập tin có chứa vi-rút đến hàng loạt người dùng khác căn cứ vào danh sách địa chỉ của chủ hộp thư bị nhiễm. Các thư chứa vi-rút thường dùng tiếng nước ngoài. Các file chứa vi-rút thường có phần mở rộng là EXE, VBS, SCR,…

2. Không bấm vào các liên kết đến trang web nào đó nếu bạn nghi ngờ.

Hiện nay người ta thường tiếp thị, giới thiệu sản phẩm qua email. Một số người lại lợi dụng thư để dẫn người dùng đến các trang web có chứa mã độc.

3. Xóa các email không rõ hoặc không mong muốn. Đừng chuyển tiếp email này cho bất kỳ ai hoặc trả lời lại cho người gửi. Những email này thường là các thư rác (spam email). Mục đích của các spam email chỉ để quảng cáo hay làm nghẽn đường truyền Internet.

4. Không copy vào đĩa cứng những file mà bạn không biết rõ hoặc không tin tưởng về nguồn gốc xuất phát của nó.

5. Dùng một chương trình diệt virus tin cậy cho máy tính và được cập nhật thường xuyên.

6. Thực hiện việc sao lưu các dữ liệu quan trọng thường xuyên. Nếu chẳng may virus xóa tất cả các dữ liệu trên máy tính của bạn thì vẫn còn có khả năng phục hồi các dữ liệu quan trọng này. Các bản sao lưu này nên được cất giữ tại một vị trí riêng biệt hoặc cất giữ trên máy tính khác.

7. Hạn chế phổ biến địa chỉ email công vụ của bạn. Một số trang web có thể yêu cầu bạn nhập địa chỉ email để phục vụ bạn một việc gì đó. Không dùng địa chỉ email công vụ để khai báo trên các trang web. Rất có thẻ một thời gian sau bạn sẽ nhận được rất nhiều thư rác. Một số trang web còn yêu cầu cả mật khẩu của hộp thư, đấy thường là trang lừa đảo để ăn cắp mật khẩu.

8. Không trả lời, không trả đũa để hạn chế spam.

Sau khi nhận được hàng loạt thư không mong muốn và nó làm phiền bạn. Một cách tự nhiên bạn sẽ tức giận và trả đũa lại người gửi và kết quả là bạn nhận được nhiều thư spam hơn và tài nguyên mạng bị lãng phí nhiều hơn.

5.2 Liên hệ, hướng dẫn, hỗ trợ

Hiện tại, Tổ Công nghệ Thông tin đang là đơn vị quản lý Email công vụ cho nhà trường. Các đơn vị nếu có vấn đề về sử dụng email công vụ hoặc cần hướng dẫn, hỗ trợ khi sử dụng, tạo email công vụ vui lòng liên hệ trực tiếp với Tổ Công nghệ Thông tin hoặc qua email to.cntt@huemed-univ.edu.vn

 

 

 

 

 

Các tin khác
Tin nổi bật
Thông tin khác
Thông tin khác
Quản lý văn bản và điều hànhĐào tạo trực tuyến E-LearningTrung tâm thông tin Thư việnPhòng Đào tạo Đại họcBộ môn MắtBộ môn NhiBộ môn NộiBộ môn NgoạiTrung tâm Nội tiết SS & Vô sinhBanner Nestle